„Wo ist die Rechnung von 2022?“ – Antwort in drei Sekunden.
Alle Dokumente und Informationen revisionskonform scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden – egal ob Papier, PDF oder E-Mail. Ein Meilenstein auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Betriebs.
Worum es geht
Schluss mit Aktenordnern und Suchen.
Mit ecoDMS digitalisieren Sie die Dokumentenverwaltung plattformunabhängig: Belege werden gescannt, per Texterkennung (OCR) durchsuchbar gemacht, automatisch klassifiziert und revisionssicher abgelegt.
Sie betreiben ecoDMS auf Ihrem eigenen Server oder bequem als Managed DMS in unserem Rechenzentrum im Sauerland. Die Lizenz ist zeitlich unbeschränkt – mit lebenslanger Lizenzpreis-Garantie.
- Automatische Texterkennung und Volltextsuche
- Klassifizierung mit Vorlagen – Dokumente landen von selbst im richtigen Ordner
- E-Mail-Archivierung aus Outlook per Mausklick
- Gesetzeskonformes Löschkonzept nach GoBD & DSGVO
- Webclient für PC, Smartphone und Tablet
- Anbindung an Active Directory / LDAP
Was Sie konkret bekommen
Dokumentenmanagement (DMS) mit Crämer IT.
Klar definierte Leistungen, persönliche Ansprechpartner in Menden und Technik, die zu Ihrem Betrieb passt.
Scannen & Erfassen
Multifunktionsgeräte, Scan-Ordner und E-Mail-Postfächer automatisch einlesen.
Finden
Volltextsuche, Attributsuche und Filter – Dokumente in Sekunden statt Minuten.
Revisionssicher
Versionierung und unveränderbare Dokumentenhistorie nach GoBD.
Workflows
Freigaben für Rechnungen und Verträge digital abbilden.
Häufige Fragen
Fragen zu Dokumentenmanagement (DMS)
Was bedeutet revisionssicher?
Dokumente werden vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert. Jede Änderung wird als neue Version protokolliert, sodass Prüfer den Originalzustand jederzeit einsehen können.
Lohnt sich ein DMS schon für kleine Betriebe?
Ja. Gerade mit der E-Rechnungspflicht ist ein DMS für viele Betriebe ab drei Arbeitsplätzen sinnvoll. Und unser Managed DMS ist vermutlich günstiger als Sie denken!
Können wir bestehende Papierarchive übernehmen?
Ja. Wir planen mit Ihnen, welche Bestände sinnvoll digitalisiert werden, und organisieren bei größeren Mengen einen Scan-Dienstleister.
Passt dazu
Weitere Leistungen, die zusammenwirken.
Managed DMS & E-Rechnung
Cloudbasiertes, revisionssicheres Dokumentenarchiv zum festen Monatspreis.
Mehr erfahren →E-Rechnung & Compliance
Pflicht seit 2025: E-Rechnungen empfangen, prüfen, archivieren – GoBD-konform.
Mehr erfahren →E-Mail-Archivierung
Geschäftliche E-Mails gesetzeskonform archivieren nach § 147 AO und § 257 HGB.
Mehr erfahren →Klingt passend für Ihren Betrieb?
Lassen Sie uns in 15 Minuten klären, ob das zu Ihrer Situation passt – unverbindlich, persönlich und ohne Vertriebsfolien.