Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft zur Pflicht gemacht. Die Umstellung erfolgt in Stufen – und die erste Stufe gilt bereits.
Die Fristen im Überblick
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen für alle Unternehmen im B2B-Bereich. |
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise; Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) verbreitet. Ein PDF per E-Mail ist dagegen keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Der pragmatische Fahrplan
- Zentrales Rechnungspostfach einrichten (z. B. rechnung@ihrefirma.de) und an Lieferanten kommunizieren.
- Visualisierung und Prüfung der XML-Daten ermöglichen – ein DMS oder Ihre Buchhaltungssoftware zeigt XRechnungen lesbar an.
- Freigabe-Workflow digitalisieren, statt Rechnungen auszudrucken.
- GoBD-konform archivieren: Das XML ist das Original und muss unveränderbar zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Rechnungsausgang vorbereiten: Prüfen Sie, ob Ihre Warenwirtschaft E-Rechnungen erzeugen kann – lieber 2026 als im Dezember 2027.
Unsere Lösung
Mit unserem Managed DMS (fester Monatspreis inkl. 1 TB Speicher – vermutlich günstiger als Sie denken!) werden E-Rechnungen automatisch erkannt, lesbar dargestellt, zur Freigabe geleitet und revisionssicher in unserem Rechenzentrum im Sauerland archiviert. Mehr unter E-Rechnung & Compliance.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Bitte stimmen Sie Details mit Ihrem Steuerberater ab.
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